e-Teczki pracownicze
Cyfrowa dokumentacja pracownicza zgodna z RODO.
Szafa z aktami to pomnik epoki, której już nie ma.
Od 2019 roku akta osobowe można prowadzić w pełni cyfrowo. Digitalizujemy istniejące teczki, prowadzimy nowe wyłącznie elektronicznie, dajemy pracownikom i pracodawcy dostęp online. Bezpieczne, zgodne z RODO i Kodeksem Pracy, archiwizowane przez wymagane 10 lub 50 lat.
Firmy chcące zrezygnować z papieru w dokumentach kadrowych.
Na co zwracamy szczególną uwagę.
Digitalizacja istniejących teczek
Skanowanie, OCR, podział na części A, B, C, D, E zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS.
Pełna zgodność prawna
Format, podpis kwalifikowany lub elektroniczny, integralność dokumentów, retencja - wszystko spełnia wymogi Kodeksu Pracy.
Dostęp dla pracownika
Każdy pracownik widzi swoje dokumenty online - paski, umowy, świadectwa pracy - bez dzwonienia do HR.
Archiwizacja długoterminowa
10 lat (umowy zawarte po 2019) lub 50 lat (starsze) - bezpieczne, niezniszczalne, zawsze dostępne.
Co dokładnie robimy?
- 01Pełna digitalizacja akt osobowych
- 02Bezpieczne przechowywanie zgodne z Kodeksem Pracy
- 03Dostęp online dla pracodawcy i pracownika
- 04Archiwizacja 10/50 lat zgodnie z przepisami
Co zyskujesz?
Mniej szaf, więcej miejsca w biurze
Błyskawiczny dostęp do dokumentów dla każdego pracownika
Zerowa utrata dokumentów przy zmianie biura
Jak zaczynamy współpracę.
Cztery kroki od pierwszej rozmowy do pełnej obsługi.
- 01
Inwentaryzacja
Liczba pracowników, stan akt, format dokumentów - przygotowujemy ofertę.
- 02
Skanowanie i porządkowanie
U Ciebie w biurze lub u nas - wszystkie dokumenty trafiają do systemu we właściwych kategoriach.
- 03
Wdrożenie systemu
Konta dla pracodawcy i pracowników, uprawnienia, polityki dostępu.
- 04
Likwidacja papieru
Bezpieczne niszczenie po archiwizacji elektronicznej - z protokołem zniszczenia.
Czy mogę zniszczyć papierowe akta po digitalizacji?+
Tak, ale dopiero po prawidłowym przeniesieniu i zachowaniu wymaganych elementów (podpisy, integralność). Robimy to z protokołem.
Co z dokumentami sprzed 2019?+
Można je dalej trzymać papierowo lub przenieść cyfrowo - większość klientów wybiera digitalizację dla wygody dostępu.
Ile kosztuje wdrożenie?+
Digitalizacja: 25-40 zł netto za teczkę. Prowadzenie e-teczek: 15-25 zł netto miesięcznie za pracownika.
Sprawdź nas w działaniu.
Pierwszy miesiąc obsługi w tym zakresie - gratis. Bez karty, bez automatycznego przedłużania.